Archivierung

Sie suchen Informationen für eine digitale Archivierung Ihrer Daten? Archivierung von Daten und weitere Infos zur Datenarchivierung finden Sie auf www.archivwerk.com.

Eintrag vom: 12.08.2013.

Revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung bedeutet dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem verwahrt werden.

 

Zugriff dürfen nur Berechtigte haben. Sollten technische Anpassungen während der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden müssen diese den Anforderungen der Archivierung selbst und den Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Dokumente müssen leicht identifizierbar und eindeutig reproduzierbar sein.

 

Nach der Archivierung lassen sich alle Dokumente jederzeit von Nutzern mit Zugriffsberechtigung recherchieren und aufrufen. Prozesse wie Bearbeitung Prüfung Freigabe und Verteilung sind nun transparent effizient und automatisiert umsetzbar.

 

Dokumente archivieren ist ein zentraler Schritt um Ordnung zu schaffen und rechtliche Vorgaben einzuhalten. In fünf klaren Schritten zeigt dieser Beitrag wie Sie Akten und Unterlagen effizient und sicher archivieren ? analog wie digital. Hinweise zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD finden Sie am Ende in den Extra-Tipps.

 

Die öffentlichen Archive arbeiten aufgrund von Archivgesetzen welche die Archivierung und die damit verbundenen Arbeitsfelder als öffentliche Pflichtaufgabe deklarieren. Da zunehmend Unterlagen nur noch digital existieren gewinnt die digitale Archivierung an Bedeutung.

 

Bei der Archivierung von Wissen kommen landeseigene Archive oder Bibliotheken zum Einsatz. Ihre Hauptaufgabe ist der Erhalt von Wissen damit dieses für spätere Generationen zugänglich ist.

 

Archivierung bezeichnet die systematische und sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Daten meist in einem physischen Archiv. Sie ermöglicht den späteren Zugriff gewährleistet Schutz und Revisionssicherheit und ist ein zentraler Bestandteil der Büroorganisation mit unbegrenzter Erhaltungsdauer.

 

Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte langzeitige sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.

 

Grundsätzlich geht es bei der Archivierung also um die Speicherung von Dokumenten und Daten die nur noch gelegentlich oder gar nicht mehr benötigt werden und die aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig sind.